Maatilan sähköinen taloushallinto säästää aikaa ja vähentää virheitä. Kuitit kenkälaatikkoon -aika kannattaa jättää taakse.

Kirjanpito ei ole maatilan ydintoiminto eikä siihen siksi kannata tuhrata liikaa aikaa. Kirjanpidon ulkoistaminen ammattitaitoiselle tilitoimistolle on useimmille maatiloille järkevä ratkaisu. Maatilan taloustilanteesta pitää toki silloinkin olla tarkasti tietoinen ja se onnistuu sähköisillä kirjanpito-ohjelmilla.

Mistä hyvä tilitoimisto?

Suomi on tilitoimistojen luvattu maa. Pieniä tilitoimistoja löytyy joka kunnasta, vaikka isommat ovatkin ostaneet niitä kilvan pois. Lähipalvelussa on etunsa, kunhan varmistaa, että tilitoimisto osaa varmasti maatalouskirjanpidon ja -verotuksen kiemurat.

Tilitoimiston ei tarvitse välttämättä sijaita samalla paikkakunnalla. Asiointi onnistuu hyvin myös sähköisiä kanavia ja puhelinta hyödyntäen. Ajankohtaisia talousasioita on helppo käydä läpi, kun kirjanpitäjällä ja yrittäjällä on sama näkymä ruuduillaan.

Maatilayritysten taloushallintoon ja suunnitteluun erikoistunut Finanssila Oy on oiva esimerkki siitä, että tilitoimisto voi palvella maatalousasiakkaita ympäri Suomen. Toimitusjohtaja Elisa Nivukoski korostaa ulkopuolisen näkemyksen hyödyllisyyttä maatilan talousjohtamisessa.

”Tilitoimistolta saa ulkopuolista näkemystä ja sparrausta yrityksen talouteen. Yrittäjälle itselleen jää enemmän aikaa tuotannon kehittämiseen. Ulkoistamalla taloushallintonsa maatilayritys ulkoistaa samalla vastuun lakisääteisten asioiden hoitamisesta ajallaan ja virheettä”, Nivukoski kuvailee.

Huolettomuuden hinta

Tilitoimistojen täyden palvelun paketti maksaa keskikokoiselle tai suuremmalle maatilalle 100–300 euroa kuukaudessa (alv 0 %). Joillain tilitoimistoilla kuukausihintaan sisältyvät tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimiset, toiset laskuttavat niistä erikseen. Tilitoimiston kuukausiveloitus on yrittäjälle maksu huolettomuudesta ja oman työajan säästöstä.

Tilitoimiston perushintaan kuuluu yleensä tietty määrä osto- ja myyntilaskuja kuukaudessa. Jos arvioidut määrät ylittyvät, tulee ylimenevistä tapahtumista kappalemäärään perustuva lisälasku. Kuukausiveloituksen suuruus riippuu myös siitä, viekö yrittäjä itse osto- ja myyntilaskut kirjanpitoon vai hoitaako tilitoimisto myös tämän. Ostolaskut kannattaisi maksaa ja tiliöidä itse, jolloin vältytään päällekkäiseltä työltä. Tilitoimisto myös laskee ja tilittää arvonlisäverot kuukausittain tai neljännesvuosittain.

Sähköisyys yleistyy

Finanssilan Elisa Nivukoski kertoo, että noin kolmannes isommista maatiloista käyttää tällä hetkellä täysin sähköistä taloushallintoa.

”Mitä enemmän tositteita kertyy, sitä suurempi hyöty sähköisistä palveluista on. Sähköiseen kirjanpitoon siirtyneet yrittäjät arvostavat erityisesti laskujen käsittelyn vaivattomuutta ja kirjanpidon ajantasaisuutta. Liiketoiminnan ennustaminen ja suunnittelu on helpompaa, kun taloustilanne on tarkasti tiedossa”, Nivukoski sanoo.

”Sähköinen taloushallinto on myös riskien hallintaa. Esimerkiksi yrittäjän sairastuessa toinen henkilö tai tilitoimisto pystyy hoitamaan yrityksen talousasiat, koska kaikki tieto on kootusti samassa paikassa.”

Toimitusjohtaja Pentti Korkiatupa kirjanpito-ohjelmia tuottavasta Suonentieto Oy:stä on samaa mieltä Nivukosken kanssa.

”Sähköisen taloushallinnon edut ovat kiistattomat jo 200 tositteen aineistoissa ja pienemmissäkin, jos taloushallinnon tehtäviä on jaettu eri henkilöiden tai tilitoimiston kanssa. Suurin hyöty tulee ostolaskujen hallinnan helpottumisesta, virheiden vähentymisestä ja siitä, että talouden tilannekuva on ajan tasalla”, Korkiatupa tiivistää.

Sähköinen kirjanpito mahdollistaa myös sen, että käteisellä tai pankkikortilla maksettujen ostojen kuitit voi valokuvata puhelinkameralla ja siirtää kuitit saman tien sähköiseen arkistoon.

Wikli Groupin liiketoimintajohtaja Suvi Rajala kannustaa ottamaan verkko- eli e-laskut kattavasti käyttöön.

”Laskujen maksaminen helpottuu ja nopeutuu merkittävästi. Verkkolasku tulee suoraan kirjanpitosovellukseen, jolloin tiedot tallentuvat ja tiliöinti tapahtuu automaattisesti. Kuittimappeja ei tarvita”, Rajala sanoo.

Palvelupäällikkö Antero Parkkonen ProAgria Etelä-Suomesta nostaa sähköisyyden eduksi virheiden vähenemisen.

”Sähköisen taloushallinnon automaatio vähentää inhimillisten virheiden määrää. Esimerkiksi laskujen maksun myöhästymisistä aiheutuvat sanktiot ja lisäkulut jäävät pois.”

Tiedot säilyvät pilvessä

Sähköisen kirjanpidon hyviin puoliin kuuluu, että tapahtumat ja tositteet ovat varmassa tallessa palveluntuottajan arkistossa. Arkisto sijaitsee yleensä pilvessä, jolloin tiedot ovat käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Samoihin tietoihin pääsevät käsiksi kaikki yrittäjät ja kirjanpitäjä.

Kun yrityksen taloustilanne on koko ajan reaaliajassa, on erilaisten raporttien koostaminen ja tarkastelu mahdollista vaikka päivittäin. Yleensä kannattavuus- ja maksuvalmiustilannetta kannattaa tarkastella kuukausittain.

Välitilinpäätös kannattaa ehdottomasti käydä läpi kirjanpitäjän kanssa paria kuukautta ennen tilikauden päättymistä. Silloin voi vielä tehdä verotuksen kannalta järkeviä päätöksiä.

Sähköisen kirjanpidon hyötyihin kuuluu myös se, että myyntilaskut on helppo lähettää verkkolaskuina tai asiakkaan niin halutessa PDF-laskuina sähköpostiin.

Kirjanpito-ohjelmat tekevät automaattisesti myös lähetettyjen laskujen reskontrauksen eli myyntisaamisten tarkastuksen. Jos asiakas ei maksa laskua ajallaan, on muistutuslaskun lähettäminen helppoa yhtä nappia painamalla.

Ohjelmissa valinnanvaraa

Maatilan sähköistä taloushallintoa voidaan toteuttaa useilla kirjanpito-ohjelmilla. Näistä yleisimpiä ovat Suonentieto Oy:n Maatalousneuvos ja ProAgrian WebWakka. Vähemmän käytettyjä, mutta toimivia ohjelmia ovat muun muassa Softsalo Oy:n TilitukiPro ja Datatime Oy:n MTS. Jotkut tilitoimistot hoitavat maatila-asiakkaidensa kirjapitoa myös Visma Fivaldi – ja Procountor-ohjelmilla.

Maatilayrityksen kannattaa valita sellainen ohjelma, joka mahdollistaa tilitoimiston ja maatilayrityksen yhteiskäytön.

Jos yrittäjällä on hyvät perustiedot kirjanpidosta ja verotuksesta, voi maatilan kirjanpidon hoitaa itsekin. Silloin maksettavaksi tulee ohjelmistolisenssi, jonka suuruus on 170–400 euroa vuodessa ohjelmasta riippuen.

Ajantasaisen kirjanpidon hyödyksi voi katsoa myös sen, että yrityksen ja yksityistalouden rahat pysyvät varmasti erossa toisistaan. Ajantasainen kirjanpito kertoo, kuinka leveästi tai kapeasti yksityistaloudessa voi elää.

Löydät juttuun liittyvät tilitoimistotentin ja kirjanpito-ohjelmien vertailun painetusta tammi-helmikuun 2021 Maatilan Pellervosta. Tilaajana voit lukea koko lehden myös digilehdestä.

Jaa artikkeli