Budjetoinnilla kiinni tulevasta

Budjetointi on täsmätyökalu maatilan tulojen ja menojen arviointiin sekä pitkällä että lyhyellä aikavälillä. Maksu­valmius­suunnittelun ja -seurannan merkitys korostuu hinnan­korotusten ja kustannusten kasvun myötä.

Viime vuoden aikana useiden tuotantopanosten hinnat ovat nousseet rajusti. Näkyvimpiä ovat olleet poltto­aineiden ja sähkön hinnan­korotukset, joiden seurausvaikutuksena monet muutkin maatilan tuotantoon vaikuttavat tekijät, kuten rahtikustannukset, ovat nousseet.

Toimintaympäristön muut muutostekijät, esimerkiksi viime vuoden alhainen viljasato ja hiljalleen nousevat lainojen korot, ovat luoneet maatiloille kustannuspainetta. Tuottajahinnat eivät ainakaan vielä ole seuranneet perässä, vaan niiden osalta korotuspaineet ovat toistaiseksi rajoittuneet julkiseen keskusteluun vailla konkreettisia toimenpiteitä. Tätä taustaa vasten maatilan maksuvalmiussuunnittelu ja -seuranta ovat nousseet arvoonsa, sillä ne turvaavat toiminnan jatkuvuutta ja yrittäjien mielenrauhaa.

Vuosibudjetista suuntaa

Nykyaikaisen maatilan johtamisessa ja päätöksenteossa tarvitaan tietoa ensinnäkin menneestä, mutta ennen kaikkea tulevasta kassavirrasta. Vuosi­budjetoinnilla saadaan kiinni siitä, mihin taloudellisiin tavoitteisiin tilan toiminta tähtää ja millä tasolla tilan rahaliikenne oli edellisvuonna, millaiselta se näyttää tänä vuonna ja millaiseksi se suunnitellaan tulevina vuosina.

Tulo- ja menoarviota laadittaessa on tärkeää ensin selvittää, mikä on tilan tulojen ja menojen taso tärkeimmissä tulo- ja kuluerissä. Edellisen vuoden tulot ja menot saa parhaiten kerättyä pankkiohjelmasta tiliotteilta. Myös valmis verokirjanpito ja 2-lomake auttavat tämän historiatiedon keräämisessä, kunhan muistetaan ottaa budjettilaskelmaan vain konkreettiset rahatulot ja -menot, ei mitään laskennallista.

Alkuun karkeahkolla tarkkuudella

Vuosibudjetoinnissa erittelyn tarkkuus saa olla karkeahko, jotta mielenkiinto laskelman tekemiseen ei sammu heti turhaan pikkupiirteisyyteen. Aluksi riittävät ruutupaperille lasketut tilan tuotantotoimintaan liittyvät tulot ja menot, sitten lainojen hoidon kustannukset, maksetut verot ja yksityistalouteen käytetyt rahat.

Tarkkuutta voi lisätä erittelemällä menoihin kassasta maksetut investointimenot ja tuloihin nostetut lainaerät sekä maatalouteen tulleet investointiavustukset ja esimerkiksi metsä- tai muun yritystoiminnan tulot. Tulojen ja menojen erotuksena alimmalla rivillä näkyykin sitten vuoden toteutunut yli- tai alijäämä. Nykytilan selvittämisen jälkeen on jo helpompi arvioida kuluvan ja seuraavan vuoden tulevia tuloja ja menoja, kun laaditaan varsinaisia vuosibudjetti­laskelmia.

Hyöty irti kuukausibudjetista

Kuukausibudjetti on laskelma, jolla on konkreettista merkitystä tilan johtamisessa. Sen laadinnan kiinnostavuus nousee suorassa suhteessa talouden tiukkenemisen kanssa. Myös tuotannon muutokset, kuten laajentaminen ja supistaminen, motivoivat maatilan kuukausikohtaiseen tulojen ja menojen arviointiin.

Välineenä voi edelleen käyttää ruutupaperia, mutta kätevintä on käyttää taulukkolaskentaohjelmaa, josta voi vaivattomasti tehdä kopioita ja jossa voi päivittää toteutunutta rahatilannetta.

Helpoiten kuukausibudjetti syntyy vuosi­budjetin tavoin ottamalla pohjaksi edellisen vuoden toteutuneet taloustiedot ja jakamalla ne ensin kuukausille valitun erittelyn mukaisesti. Tulopuolella erittelyn voi tehdä esimerkiksi myyntituloihin, tukiin ja muihin tuloihin.

Menopuolella eriä kannattaa ottaa mukaan noin kymmenen, joista yksi voi olla pienten erien niputtamiseen käytetty muut kulut ja toinen yksityistalouden menot maataloudesta. Tärkeitä toistuvia menoja, kuten lainojen lyhennykset ja ennakkoverot, on hyvä sijoittaa kuukausille ensimmäisenä.

Arvonlisäverojen maksut ja palautukset kannattaa ottaa mukaan todellisina tilalle valitun tavan mukaan vuosi-, neljännesvuosi- tai kuukausiperusteisesti. Kun toteutuneen vuoden budjettilaskelma on halutun erittelyn mukaisesti saatu tehtyä, voidaan aloittaa budjetin rakentaminen toteutuneen päälle miettimällä, miten tulevat tulo- ja menoerät eroavat toteutuneesta vuodesta kuukausittain.

Esimerkki helposta kuukausibudjetista

Maatalouteen käytettävissä oleva pankki­tilin saldo merkitään ensiksi tammikuun kohdalle. Sitten merkitään tulot ja menot valitun erittelyn mukaan kuukausille käyttäen edellisen vuoden toteumatietoja apuna.

Tulopuolella kotieläintalouden ja kasvinviljelyn tulot sekä tuet kannattaa merkitä erikseen. Menojen merkinnän voi aloittaa merkitsemällä lainanhoitokulut kuukausille ja jatkaa sitten verojen ja muiden toistuvien erien, kuten rehuostojen kirjaamisella. Suurimpien laskujen euromäärät ja ajankohdat pitää ennakoida edellisten vuosien kokemuksiin perustuen, tällaisia ovat esimerkiksi urakoinnin ja koneiden huollon kustannukset. Myös yksityis­talouden menot, jotka maksetaan maatalouden tuloilla, kannattaa ottaa mukaan laskelmaan.

Kun tulot ja menot on kuukausittain saatu arvioitua, voi laskelmataulukon alimmalta riviltä tarkastella pankkitilin saldoa kuun lopussa. Jos saldo osoittaa miinusta, on mahdollista hyvissä ajoin miettiä ennakoivia toimia maksuvalmiuden säilyttämiseksi. Laskelman oikeassa reunassa näkyy vuosibudjetin tasoinen arvio tilan maksuvalmiudesta.

Taulukko kannattaa päivittää toteutuneilla tiedoilla vähintään kerran kuukaudessa, mikä tarkentaa arviota loppu­vuotta kohti ja luo samalla pohjaa seuraavan vuoden maksuvalmius­suunnittelulle.